Aanvraagportaal met verschillende fases

Bedrijf

De Dullertsstichting ondersteunt Arnhemmers die nauwelijks of zelfs geen enkele financiële ruimte hebben voor (onverwachte) grote uitgaven. De steun kan variëren van het kopen van een nieuwe koelkast of wasmachine, tot het vergoeden van een schoolkamp voor een kind. Ook steunt de stichting andere stichtingen die zich bezighouden met sociaal-maatschappelijk werk.

Gevraagd

Aanvragen kwamen eerst altijd op papier binnen bij de Dullertsstichting. Er ging veel werk zitten in het controleren of de aanvraag compleet was, en in het kopiëren van de aanvragen. De stichting vroeg ons om een digitaal aanvraagformulier, een gebruiksvriendelijke backend, en een bijbehorende database. Daarnaast werd aangegeven dat het formulier ook op een mobiel apparaat bekeken en ingevuld moest kunnen worden.

Voor iets minder digitaal handige aanvragers, moest er ook een mogelijkheid komen om een papieren formulier in te vullen en in te dienen. Het ‘voorwerk’ hiervoor zou echter in alle gevallen wél digitaal moeten verlopen.

Ontwikkeld

Dat voorwerk is een zogenaamde ‘quickscan’. Dit is een eenvoudig digitaal formulier, waardoor de Dullertsstichting alvast zaken als de NAW-gegevens van een aanvrager digitaal beschikbaar heeft. Vervolgens kan de aanvrager kiezen of hij/zij een digitaal of papieren formulier wil. De gegevens uit de quickscan zijn daarop al ingevuld, wat het nodig werk scheelt aan beide kanten van de tafel.

Het aanvraagportaal is via een API gekoppeld aan de backend van de stichting. Hier kunnen de medewerkers controleren of de aanvraag compleet is en beoordeeld kan worden. Zo kunnen ze ook incomplete aanvragen terugsturen met het verzoek om de benodigde informatie alsnog in te vullen. Indien nodig kunnen aan individuele aanvragen extra stappen toegevoegd worden, zoals een bezoek ter kennismaking, waarna het beoordelingstraject voortgezet kan worden in een nieuwe fase.

De quickscan, het digitale formulier en de bijhorende backend zijn gemaakt met Vuetify. Hierdoor worden het uiterlijk en de bruikbaarheid geoptimaliseerd voor zowel computers als mobiele apparaten. Bovendien kan er zoveel mogelijk gewerkt worden in één scherm, zonder dat gebruikers steeds naar een nieuwe pagina geleid worden. Deze aanpak waarborgt de gebruiksvriendelijkheid voor zowel degenen die het formulier invullen, als de medewerkers die de aanvragen moeten beoordelen. Zij kunnen met behulp van een eenvoudige tool de aanvragen inzien en beoordelen. Hiermee boeken ze veel tijdwinst.

• Aanvraagportaal
• Maatwerk en koppelingen